Tak się dziwnie w Naszym kraju przyjęło i tak utknęło w świadomości Polaków, że porządna firma powinna mieć swoją siedzibę a najlepiej eleganckie biuro. To się bardzo często obraca przeciwko tym, którzy mają takie mniemanie. Dzisiaj bardzo łatwo jest stworzyć sobie wyeksponowane biuro i opływającą kryształami siedzibę swojej firmy. To rodzi za sobą ryzyko iluzji a co za tym idzie zbyt dużej dozy zaufania względem tak „rzetelnej” firmy. I ile prawdziwe biuro i istniejąca fizycznie firma to rzeczywiście duży plus dla wizerunku o tyle nowoczesne firmy, działające na rynku e-commerce, najczęściej działają pod adresem zamieszkania właściciela. Te, które zajmują się sprzedażą towarów w internecie trzymają je w domu albo jedynie pośredniczą w transakcji pomiędzy producentem a kupującym w sieci. Zakładając firmę wirtualną można również skorzystać z wirtualnego biura. Mogłoby się to wszystko wydawać bardzo logiczne. Wirtualna firma to i biuro wirtualne. Jednak to, że biuro jest wirtualne, dotyczy się jedynie tego, że jego adres nie będzie miał nic wspólnego z prowadzeniem przez Nas fizycznej działalności
Z wirtualnym biurem chodzi o to, że nie musimy podawać nikomu swojego adresu zamieszkania. No bo de facto, prowadząc działalność zarejestrowaną w urzędzie rejestrowym pod swoim domowym adresem udostępniamy go wszystkim. Każdy może sprawdzić adres Naszej działalności w internecie na stronie Ministerstwa Gospodarki. I to jest właśnie pierwszy argument za tym, żeby w takim przypadku skorzystać z wirtualnego biura i podawać go, jako adres siedziby swojej firmy. Nikt nie musi przecież wiedzieć, gdzie mieszkamy. Ludzie i klienci mogą być naprawdę różni. Dlatego to bardzo bezpieczne, jeśli Nasza firma będzie podawać adres wirtualnego biura. Ten adres jest oczywiście prawdziwy i naprawdę istnieje w nim biuro. Tyle, że jest to biuro firmy, która zajmuje się obsługą tych firm, które na wirtualne biuro się zdecydowały.
Przejdźmy teraz do meritum i opiszmy, jak takie biuro działa. Płacimy za wynajęcie adresu oraz obsługę Naszego wirtualnego biura. Oznacza to, że osoby pracujące w tym biurze będą obsługiwały przydzielony Nam specjalny numer telefonu, pocztę oraz pocztę email. Wszystkie informacje zostawione przez klientów niezwłocznie przekazywane będą właścicielowi firmy wynajmującej wirtualne biuro. I co najważniejsze, jeśli ktoś będzie Nas chciał odwiedzić w siedzibie firmy, będzie mógł przyjść pod podany przez Nas adres i o Nas zapytać. To niby nic takiego, ale można podsumować, że jest to pomysł całkowicie genialny i banalnie prosty. Jeśli działamy w wirtualnym świecie internetu to tak naprawdę prawdziwe biuro nie jest Nam do niczego potrzebne. Poza tym wirtualne biuro jest o wiele tańsze w utrzymaniu aniżeli prawdziwe biuro. Wynajęcie prawdziwego biura i zatrudnienie w nim pracowników to koszty, które dla małej firmy mogą być wyjątkowo trudne do udźwignięcia. A w przypadku adresu i biura wirtualnego wszystkie opłaty są w granicach rozsądku. No i wizerunkowo też od razu to lepiej wygląda, jeśli mamy swoje biuro, nawet jeśli jest ono tylko wirtualne.